Đại diện Daikin Việt Nam, bà Vũ Thị Thu Thủy – Phó Giám đốc Khối Tài chính kế toán khẳng định áp dụng công nghệ, cụ thể là giải pháp UBot Invoice (akaBot), là lựa chọn chiến lược trong kế hoạch chuyển đổi số quy trình vận hành và hoạt động kinh doanh.
Nhân sự kế toán bị quá tải vào thời gian đóng sổ cuối kỳ
Tính đến tháng 3/2022, Daikin Việt Nam có tổng cộng hơn 2100 nhân sự làm việc tại văn phòng chính TP. Hồ Chí Minh và các chi nhánh thương mại, sản xuất và trung tâm dịch vụ trên toàn quốc. Trong đó, tổng số lượng nhân sự kế toán là 50 người. Với số lượng lớn 40,000 hóa đơn đầu vào mỗi năm, các nhân sự kế toán của Daikin Việt Nam luôn phải thực hiện xử lý, lưu trữ thủ công thông qua các thao tác copy – paste, đặt tên theo định dạng và liên tục kiểm soát để tránh trùng lặp. Trong quá trình xử lý thanh toán, kế toán viên phải kiểm tra các thông tin bao gồm tên, địa chỉ người mua, các mã số trên hóa đơn bằng mắt thường dẫn đến mất rất nhiều thời gian, công sức, dễ xảy ra sai sót và khiến kế toán căng thẳng vào mỗi cuối kỳ tài chính.
Với mục tiêu giải quyết bớt gánh nặng cho bộ phận kế toán, Daikin Việt Nam luôn đẩy mạnh tìm kiếm và áp dụng các giải pháp công nghệ nhằm giảm thiểu thời gian xử lý số liệu, cải thiện tính chính xác của báo cáo tài chính. Tuy nhiên, do số lượng nghiệp vụ xử lý thủ công vẫn chiếm đa số và số lượng hóa đơn phải xử lý quá nhiều nên nhân sự kế toán không tránh khỏi việc bị quá tải, đặc biệt vào thời gian đóng sổ cuối tháng, cuối năm tài chính.
Khai thác công nghệ mới – Giải phóng sức lao động của kế toán
Nhanh chóng nắm bắt các nghị định, thông tư mới của Chính phủ, Daikin Việt Nam là một trong những doanh nghiệp tiên phong, thử nghiệm triển khai áp dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của tổng cục thuế từ tháng 10/2016. Theo đó, Daikin Việt Nam liên tục cập nhật hệ thống ERP, interface với ngân hàng cho các nghiệp vụ thu/chi tiền, ứng dụng công nghệ tự động hóa (RPA) xuất hóa đơn, lập và gửi báo cáo và tích cực ứng dụng các giải pháp công nghệ mới, trong đó có UBot Invoice – giải pháp tự động hóa xử lý hóa đơn, thuộc hệ sinh thái UBot (akaBot – FPT Software).
Daikin Việt Nam ứng dụng giải pháp UBot Invoice – tự động hóa xử lý hóa đơn vào bộ phận kế toán của doanh nghiệp.
Bà Vũ Thị Thu Thủy – Phó Giám đốc Khối Tài chính kế toán Daikin Việt Nam nhận xét: “Sau khi trải nghiệm bản demo của UBot Invoice, Daikin Việt Nam ấn tượng bởi giao diện và tính năng của sản phẩm cũng như sự chuyên nghiệp của đội ngũ FPT. Sau thời gian hợp tác với UBot, chúng tôi càng tin tưởng sự lựa chọn của mình là đúng đắn và chúng tôi rất hài lòng về chất lượng sản phẩm.”
Sau khi ứng dụng Ubot Invoice, thời gian xử lý hóa đơn giảm xuống còn 30 giây/ 1 hóa đơn, cụ thể giảm đến 75% thời gian, nhờ đó giúp Daikin Việt Nam tiết kiệm được 130 ngày làm việc/ năm. Với công nghệ lõi RPA tích hợp thêm các công nghệ tiến khác như AI, OCR, UBot có thể kiểm tra chính xác các thông tin cơ bản của hóa đơn bao gồm mã số thuế, địa chỉ, tên người mua hàng, chữ ký số của người bán… và tạo ra các báo cáo tổng hợp thông tin hóa đơn theo yêu cầu người dùng.
Chị Nguyễn Thu Hương – Trưởng nhóm kế toán thanh toán CN Daikin Hà Nội đánh giá cao UBot Invoice sau khi trực tiếp sử dụng giải pháp.
Trực tiếp trải nghiệm và sử dụng UBot Invoice, chị Nguyễn Thu Hương – Trưởng nhóm kế toán thanh toán CN Daikin Hà Nội chia sẻ: “Với UBot Invoice, kế toán không phải thu thập và lưu trữ hóa đơn một cách thủ công như trước đây, nhờ đó giúp chúng tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian. Hơn nữa, UBot có khả năng kiểm tra tính hợp lệ, kiểm soát sự trùng lặp của hóa đơn làm tăng tính chính xác trong quá trình xử lý công việc. Bên cạnh đó, UBot Invoice cũng hỗ trợ chúng tôi tra cứu các hóa đơn lưu trữ rất dễ dàng và thuận tiện. Daikin Việt Nam đánh giá giải pháp UBot đạt 90% kỳ vọng của doanh nghiệp.”
Chuyển đổi số – Thước đo thành công của mọi doanh nghiệp
Đại diện Daikin Việt Nam đánh giá trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh, chuyển đổi số mang lại cơ hội lớn cho doanh nghiệp, trong đó có thể kết nối và nắm bắt nhu cầu của người tiêu dùng Việt thông qua các phương thức tiếp cận mới như ứng dụng điện thoại, trang thương mại điện tử, mạng xã hội,… Kết hợp với việc phân tích tình trạng hoạt động của thiết bị, chất lượng và môi trường không khí được thu thập bởi nền tảng IoT nhằm phát triển sản phẩm và dịch vụ, qua đó cung cấp giá trị, trải nghiệm mới cho khách hàng.
Daikin Việt Nam nhận định chuyển đổi số và áp dụng công nghệ mới là thước đo sự tiến bộ trong tất cả các ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh. Chuyển đổi số mang lại cơ hội đổi mới chưa từng có khi nhu cầu thị trường thay đổi, cuộc sống của con người thông qua việc cải tiến sản phẩm, dịch vụ và nâng cao trải nghiệm của người tiêu dùng. Vì vậy, tận dụng, khai thác công nghệ mới và chuyển đổi số là một trong những mục tiêu quan trọng hàng đầu của Daikin Việt Nam nói riêng và của toàn bộ doanh nghiệp nói chung.