Quản lý công việc hiệu quả với “ma trận Eisenhower”

Công cụ quản lý của Tổng thống Eisenhower

“Ma trận Eisenhower”, còn gọi là “hộp ma trận quản lý thời gian E” hay “ma trận khẩn cấp”, là một trong nhiều công cụ đơn giản nhưng hiệu quả hỗ trợ quản lý và nâng cao năng suất làm việc cho cá nhân lẫn tổ chức. Công cụ này được đặt tên theo tác giả của nó – Tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D. Eisenhower (1890-1969), người đã dẫn dắt nước Mỹ trong hai nhiệm kỳ liên tiếp, từ năm 1953-1961.

Trước khi trở thành tổng thống, Eisenhower là một vị tướng 5 sao của Quân đội Mỹ và là Tổng tư lệnh Các lực lượng đồng minh ở châu Âu trong Thế chiến II, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và chỉ huy chiến dịch ở Bắc Phi và vùng Normandy. Ông còn giữ chức Tổng tư lệnh Khối quân sự Bắc Đại Tây Dương (NATO), Viện trưởng Đại học Columbia.

Sinh thời, Eisenhower sở hữu năng lực tuyệt vời trong việc duy trì năng suất làm việc, không chỉ trong vài tuần, vài tháng mà nhiều chục năm. Đặc biệt, năng lực của Eisenhower từng gây ấn tượng mạnh với Tướng George Marshall, khi ông được mời về thủ đô Washington. Khi đó, Eisenhower đã làm việc 14 tiếng đồng hồ mỗi ngày, liên tục 7 ngày trong tuần.

Với đặc thù phải liên tiếp đưa ra hàng loạt quyết định về việc tập trung vào nhiệm vụ nào trong số rất nhiều đầu việc mỗi ngày, Eisenhower đã xây dựng công cụ quản trị nổi tiếng thế giới, cho phép ưu tiên sắp xếp mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ. Nhiều ứng dụng hỗ trợ quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiện đại cũng được thiết kế dựa trên “ma trận Eisenhower”, như Focus Matrix – Task Manager, Tasks cho người dùng iOS hay Ike Todo list cho Android.

4 phân vùng cho 4 loại công việc

Cốt lõi của “ma trận Eisenhower” có thể được tóm tắt bằng câu nói từ một bài phát biểu của Eisenhower năm 1954: “Tôi có hai loại vấn đề, là khẩn cấp và quan trọng. Việc cấp bách thường không quan trọng, còn việc quan trọng thường không bao giờ cấp bách”.

Theo đó, tất cả công việc sẽ được đánh giá dựa trên tiêu chí “cấp bách” và “quan trọng”. Nếu kết hợp hai tiêu chí này để vẽ thành một đồ thị sử dụng hệ trục X:Y, sẽ có 4 phân vùng được thiết lập, tương ứng với mức độ ưu tiên riêng. Cụ thể, công việc được chia theo “ma trận Eisenhower”: 1. Việc quan trọng, cấp bách: ưu tiên làm ngay. 2. Việc quan trọng, không cấp bách: lên lịch xử lý. 3. Việc không quan trọng, cấp bách: nhờ, bàn giao. 4. Việc không quan trọng, không cấp bách: bỏ qua.

Có thể thấy, vai trò lớn nhất của ma trận này là giúp người sử dụng sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và loại bỏ điều không cần thiết để tập trung vào những điều quan trọng nhất. Do đó, nó có thể được ứng dụng trong quản lý công trình, quản lý thời gian cá nhân, nhân sự và quản lý tiến độ sản xuất… Và “ma trận Eisenhower” có thể được sử dụng cho cả kế hoạch lớn (tuần) lẫn kế hoạch nhỏ hơn (ngày).

Các bước thực hiện và một số lưu ý

Để sử dụng “ma trận Eisenhower”, trước tiên hãy liệt kê công việc cần làm, mỗi ngày hoặc mỗi tuần mà không cần sắp xếp theo bất kỳ trật tự nào. Tiếp theo, hãy vẽ ma trận và đưa công việc từ danh sách này vào những phân vùng tương ứng.

Với những công việc quan trọng, cấp bách, hãy thực hiện ngay lập tức. Có thể đánh dấu những công việc này hoặc làm chúng nổi bật hơn để thu hút sự chú ý hoặc tăng mức độ thôi thúc thực hiện ngay lập tức. Dù vậy, trước khi sắp xếp công việc vào nhóm này, cần phân biệt giữa sự “cấp bách” và “quan trọng”.

Có thể khái quát sự khác biệt giữa hai yếu tố trên như sau: công việc quan trọng là tạo ra kết quả dẫn dắt người thực hiện đến mục tiêu. Trong khi đó, công việc cấp bách là thu hút sự tập trung của người thực hiện vì có thể phải xử lý hậu quả nếu không đối phó nhanh chóng. Do đó, xác định việc quan trọng phải tiến hành trước khi sử dụng “ma trận Eisenhower” để việc phân tách công việc thuộc phân vùng 1 và 3 được dễ dàng.

Tiếp theo, hãy đưa công việc quan trọng, không cấp bách vào phân vùng tương ứng. Đây là nhóm công việc cần được lên kế hoạch thực hiện cụ thể và là phân vùng 2 cần sắp xếp sau việc quan trọng, cấp bách. Bước kế tiếp, hãy chọn các công việc không quan trọng, cấp bách và giao hoặc nhờ người khác thực hiện giúp. Cuối cùng, hết thảy đầu việc còn lại sẽ thuộc phân vùng không quan trọng, không cấp bách. Trong nhóm này, nếu không có thời gian và cảm thấy áp lực vì hạn hoàn thành, hãy gạch bỏ chúng.

Cần biết rằng, rất khó để người sử dụng “ma trận Eisenhower” loại bỏ những công việc lãng phí thời gian hay phân định giữa tiêu chí “quan trọng” và “khẩn cấp” nếu bản thân cũng không chắc chắn đang muốn làm việc gì. Do đó, khi sử dụng công cụ này, hãy trả lời một số câu hỏi: Tôi đang làm việc vì điều gì? Các giá trị định hình cuộc đời tôi là gì? Dành thời gian cho việc này có xứng đáng? Công việc này có giúp tôi đạt được các mục tiêu cần thiết không?

Không có cách nào làm một việc nhanh bằng việc… không làm gì cả. Dù vậy, đây không phải lời biện minh, nhưng nên được xem là động lực thúc đẩy việc ra quyết định và loại bỏ bất kỳ điều gì không thực sự quan trọng.

Sẽ thật dễ dàng để duy trì sự bận rộn và tự nhủ rằng, “tôi chỉ cần làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn một chút” hơn là quyết định buông bỏ. Tim Ferriss – tác giả quyển sách Tuần làm việc 4 giờ từng nói: “Sự bận bịu là một hình thức của lười biếng: lười biếng trong suy nghĩ và hành động bừa bãi”. Với “ma trận Eisenhower”, người dùng buộc phải suy nghĩ xem công việc có thực sự quan trọng và cấp bách hay không, qua đó giúp rèn luyện thói quen bỏ những công việc gây lãng phí thời gian, thay vì lặp lại chúng trong vô thức.

Dù vậy, cần lưu ý rằng, khi một công việc mới được bổ sung vào danh sách, nó có thể sẽ thay đổi mức độ quan trọng của cả những việc khác và buộc phải suy nghĩ lại. Do đó, lý tưởng nhất, công cụ của Eisenhower nên được sử dụng vào thời điểm lên kế hoạch cho ngày mới, tuần mới hoặc tháng mới, chứ không nên được sử dụng để phân loại công việc ngay lúc nó xuất hiện.